KEP ya da açılımı ile kayıtlı elektronik posta, kanuni olarak kabul edilebilir olan güvenli e-posta sistemidir. KEP sistemi ile e-mailin gönderilip gönderilmediği, başarılı şekilde iletilip iletilmediği, ne zaman gönderildiği ve yeniden ulaşılabilmesi gibi hizmetler sunar. KEP sistemini kullanabilmek için KEP uzantılı e-mail adresine sahip olmak gerekir. Bu şekilde KEP mail kullanıcıları birbirlerine ileti gönderip alabilirler.
KEP sistemi sanılanın aksine normal mailleşmenin olmadığı bir sistemdir. KEP sistemi ile standart bir mail adresine mail gönderemez, mail alınamaz. Yalnızca KEP kullanıcıları arasında ileti trafiği olabilir. Ülkemizde 2011 senesinden beri kullanılan KEP, Türk Ticaret Kanununda şu hükümle yer alır: “Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla ya da güvenli elektronik imza ile KEP sisteminde yapılır.”
Yani yasal olarak yazışma, sözleşme, bildirim, başvuru, ihbar ve ihtar gibi resmi işlemler yapılabilir. Aynı zamanda bunların iptali ya da feshi de yine KEP adresleri ile beyan edilebilir.
KEP Zorunlu Mu?
Kayıtlı Elektronik Posta sisteminin kullanımı ile ilgili herhangi bir zorunluluk bulunmaz. Ancak Elektronik Tebligat Yönetmeliğinde Anonim, Limited ya da sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik şekilde tebligat zorunlu hale getirilmiştir. Gerçek kişiler veya tüzel kişiler ise isteklerine bağlı olarak yararlanırlar. Tebligatta yer alan şirketlerin ise KEP adreslerinin olması zorunludur.
KEP Nasıl Alınır?
- KEP hesabı almak isteyen kişiler öncelikle Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarına pasaport, ehliyet, nüfus cüzdanı gibi belgelerle ya da e-imza ile başvurması gerekir.
- Tüzel kişiler başvuracaksa MERSİS ile ve MERSİS numaraları ile başvurması gerekir.
- Tüzel kişiler, yetkili olarak vekalet verdikleri kişilerin kimlik bilgilerini ve yetki belgelerini başvuru sırasında beyan etmek zorundadır.
- KEPHS yani KEP Hizmet Sağlayıcılar, başvuru sürecinde gereken incelemeleri yaparlar. Ardından bir pürüz çıkmadıkça başvuruyu onaylarlar ve KEP hesabı oluştururlar. Daha sonra başvuru sahibi ile bir anlaşma ya da sözleşme imzalanır.
- Başvuru sahibi ya da yetkili kişinin imzası e-imza olarak alındıktan sonra KEP hesabı kullanıma açılır.
KEP Ne İşe Yarar?
KEP uygulaması sayesinde her türlü resmi yazı ve evrak e-posta aracılığı ile iletilir. KEP’in en sık kullanıldığı alanlar:
- Kurum içi ya da kurum dışı yazışmalar
- E-belge gönderimleri
- Yasal bildirimler
- E-fatura iptal bildirimleri
- Banka işlemleri
- İnternet sipariş alımları ve gönderimleri
- Dilekçe, sözleşme, ihale ve başvuru yazıları
Kullanımının resmi kabul edilmesi ise başvuru esnasında oluşturulan e-imza ile gerçekleşir. KEP özellikle kâğıt ve arşivleme açısından tasarruf sağladığı için oldukça avantajlı olmuştur. Aynı zamanda birçok resmi sürecin hızlanmasını da sağlayacak zamandan da tasarruf sağlamıştır. Birçok belge, süreç ya da resmi yazışmalar bu sayede kayıt altına alındığı için daha kolay depolama ve saklama imkânı sunar.
Şirketler ya da şahıslar çeşitli sebeplerden dolayı birden fazla KEP adresi kullanabilirler. Ancak başka bir şahıs ya da işletmeye kesinlikle devredilemez. KEP kullanabilmek için en önemli gerekliliklerden biri ise e-imzadır. Ancak bu sayede KEP ile yürütülen süreçler yasal olarak kabul görür. Eğer yalnızca alıcı olunacak ve herhangi bir gönderim, bildiri ya da resmi işlem yapılmayacaksa ancak o zaman e-imzaya ihtiyaç olmaz.
